Notfallpläne unterwegs – wenn Flüge ausfallen oder Gepäck fehlt

T10_L13, TRAVEL

Written by Eric P.

Einleitung

Warum Chaos kein Zufall ist

Es gibt zwei Arten von Fotograf:innen. Die einen hoffen, dass alles glattläuft. Die anderen wissen: Früher oder später läuft etwas schief – und genau dafür braucht man einen Plan.

  • Flüge werden gestrichen.

  • Koffer verschwinden.

  • Technik bleibt im Zoll hängen.

     

Chaos ist kein Ausnahmezustand – es ist Teil des Jobs. Der Unterschied: Ob du Opfer bist oder Profi. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Notfälle nicht nur überstehst, sondern souverän meisterst – und manchmal sogar stärker daraus hervorgehst.

1. Warum Notfallpläne Teil deiner Professionalität sind

Kunden buchen dich nicht nur für Bilder, sondern für Sicherheit. Sie wollen jemanden, der auch in Krisen liefert. Ein Notfallplan signalisiert:

  • Du bist vorbereitet.

     

  • Du denkst mit.

     

  • Du führst, statt dich führen zu lassen.

     

Das gibt Vertrauen – lange bevor du ein Foto gemacht hast.

2. Typische Notfälle unterwegs

  • Flugausfall oder Verspätung.

     

  • Verlorenes oder verspätetes Gepäck.

     

  • Beschädigte Technik.

     

  • Zollprobleme.

     

  • Krankheit im Team.

     

Nicht jeder Notfall lässt sich verhindern – aber jeder lässt sich managen.

3. Flüge: Wenn der Himmel nicht will

a) Sofortmaßnahmen

  • Ruhig bleiben, nicht in Panik verfallen.

     

  • Flug-App checken, Alternativen suchen.

     

  • Direkt Airline-Personal ansprechen – höflich, aber bestimmt.

     

b) Profi-Tipps

  • Immer flexible Tickets buchen, wenn möglich.

     

  • Pufferzeit einplanen: nie am Shootingtag selbst anreisen.

     

  • Alternativrouten kennen (Bahn, Mietwagen, andere Airlines).

     

c) Story

In Barcelona fiel ein Flug aus. Statt zu warten, mietete das Team einen Van und fuhr über Nacht. Müde, aber pünktlich am Set – Kunde dankbar.

4. Gepäckverlust: Der Horror in Slow Motion

a) Sofortmaßnahmen

  • Verlust direkt am Flughafen melden (PIR-Formular).

     

  • Tracking-Nummer sichern.

     

  • Kontaktadresse hinterlassen.

     

b) Prävention

  • Wichtige Technik ins Handgepäck.

     

  • Ein komplettes Outfit und Essentials im Rucksack.

     

  • Cases mit GPS-Trackern ausstatten.

     

c) Story

In Mailand kam das Licht-Equipment nicht an. Durch Kontakte konnte Ersatz gemietet werden – Shooting lief, Kunde merkte nichts.

5. Zollprobleme: Papier schlägt Panik

a) Prävention

  • Carnet ATA vorbereiten.

     

  • Seriennummern dokumentieren.

     

  • Crew briefen, was sie sagen dürfen.

     

b) Wenn es klemmt

  • Ruhig bleiben, freundlich bleiben.

     

  • Hilfe der lokalen Agentur anfordern.

     

  • Plan B parat haben (Leihequipment vor Ort).

     

6. Technik-Schäden

a) Prävention

  • Alles doppelt sichern: Kameras, Kabel, Karten.

     

  • Hardcases mit Polsterung.

     

  • Versicherung!

     

b) Notfallplan

  • Ersatzkameras mieten.

     

  • Auf Crew verteilen (nicht alles in einem Case).

     

  • Shooting kreativ anpassen: weniger Technik, mehr Improvisation.

     

7. Krankheit im Team

  • Erste-Hilfe-Kit dabeihaben.

     

  • Lokale Ärzte/Krankenhäuser kennen.

     

  • Aufgaben umverteilen.

     

  • Im schlimmsten Fall: Remote-Support organisieren.

     

Auch das gehört zum Notfallplan.

8. Kommunikation im Ernstfall

Dein Verhalten in der Krise prägt dein Image.

  • Kunde zuerst informieren, nicht erst, wenn’s zu spät ist.

     

  • Klar kommunizieren: Problem + Lösungsvorschlag.

     

  • Verantwortung übernehmen, keine Schuldzuweisungen.

     

Kunden verzeihen Probleme – aber keine Ausreden.

9. Psychologie der Krise

Notfälle sind auch mentale Tests.

  • Ruhe ausstrahlen = Vertrauen schaffen.

     

  • Humor nutzen = Spannung senken.

     

  • Fokus halten = Energie bündeln.

     

Dein Team übernimmt deine Stimmung. Wenn du Panik hast, haben alle Panik.

10. Backup-Systeme

  • Daten doppelt sichern (Laptop + Festplatte + Cloud).

     

  • Technik doppelt packen (Akkus, Karten, Kabel).

     

  • Plan B Location: falls Originalort nicht nutzbar.

     

Backup ist kein Extra – es ist Teil des Jobs.

11. Versicherungen als stille Helfer

  • Reiseversicherung für Ausfälle.

     

  • Equipmentversicherung für Schäden/Verlust.

     

  • Haftpflicht für Set-Unfälle.

     

Versicherung heißt nicht: „Ich plane, dass etwas passiert.“ Es heißt: „Ich plane, dass ich weitermachen kann.“

12. Mini-Checklisten für Notfälle

a) Handgepäck-Check

  • Kamera, Objektiv, Laptop, Akkus, Karten, Outfit.

     

b) Dokument-Check

  • Kopien von Ausweis, Tickets, Versicherungen.

     

c) Kontakt-Check

  • Airline-Hotline, Mietfirmen, lokale Crew.

     

13. Storys aus der Praxis

  • New York: Fotograf ohne Puffer – Flug gecancelt, Shooting verpasst. Kunde kündigte Vertrag.

     

  • Kapstadt: Gepäck verschollen – dank Handgepäck konnte Basics trotzdem produziert werden. Kunde sah Professionalität, nicht Chaos.

     

  • Hamburg: Technik beschädigt – improvisiert mit natürlichem Licht. Ergebnis: unerwartet starke Bilder.

     

14. Warum Notfallpläne Inspiration schaffen können

Manchmal entstehen aus Krisen die besten Bilder.

  • Weniger Technik = mehr Kreativität.

     

  • Improvisation = Authentizität.

     

  • Limitierung = neue Lösungen.

     

Notfälle sind unbequem – aber auch Chancen.

15. Fazit: Profi heißt Plan B

Am Ende entscheidet nicht, ob etwas schiefläuft – das tut es garantiert. Entscheidend ist, wie du reagierst.

  • Notfallpläne sind Professionalität.

     

  • Ruhe ist dein stärkstes Werkzeug.

     

  • Kreativität wächst oft aus Krisen.

     

Ein Profi ohne Notfallplan ist Tourist. Ein Profi mit Notfallplan ist Leader.